Vacature medewerker bedrijfsbureau

bij Beijer Uitvaartzorg (28 - 36 uur)

Over de functie

Als medewerker bedrijfsbureau ben je verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van het uitvaartproces, het beheren van dossiers en het coördineren van de interne communicatie tussen het bedrijfsbureau en de uitvaartleiders. Daarnaast zorg je voor een soepele planning, efficiënte werkprocessen en een opgeruimde werkomgeving.

In deze functie staan nauwkeurigheid, planning, samenwerking, klantgerichtheid en organiseren centraal. Je werkt in een omgeving waarin zorgvuldigheid en respect essentieel zijn en waarin jouw bijdrage direct van betekenis is voor een goed verloop van de werkzaamheden rondom een uitvaart.

Taken:

Als medewerker bedrijfsbureau houd je je bezig met administratieve, organisatorische en ondersteunende werkzaamheden binnen het uitvaartproces. Je taken bestaan onder andere uit:

 

  • het uitwerken van meldingsformulieren en het voorbereiden van uitvaartdossiers

  • het beheren en controleren van dossiers op basis van prioriteit, bijvoorbeeld op uitvaartdatum

  • het verzorgen van de aangifte van overlijden bij de betreffende gemeente

  • het opmaken en drukken van kaarten

  • het zorgdragen dat blauwe mapjes, offertes en samenvattingen van de uitvaart binnen de gestelde termijn gereed zijn om te controleren met de uitvaartleider

  • het opstellen van een akte van sessie voor het innen van uitvaartverzekeringen

  • het verwerken en opmaken van online condoleanceboeken en het laten drukken hiervan

  • het ondersteunen bij administratieve taken zoals voorraadbestellingen, postverwerking en telefoonaanname

  • het zelfstandig afwerken van uitvaartdossiers, inclusief interne controles

 

 

  • het ondersteunen van Regalia en Uitgeverij tijdens rustige periodes

  • het toezicht houden op de planning en coördinatie van vakanties en oproepzaterdagheden in overleg met het team

  • het begeleiden van nieuwe medewerkers bij hun taken en verantwoordelijkheden

  • het coördineren van de interne communicatie tussen het bedrijfsbureau en de uitvaartleiders

  • de kwaliteitscontrole van dossiers en de eindverantwoording in samenwerking met de uitvaartleider

  • het toezicht houden op de werkverdeling binnen het bedrijfsbureau en het bewaken van de continuïteit

  • het afstemmen en oplossen van miscommunicatie en conflicten tussen het bedrijfsbureau en uitvaartleiders

  • het optimaliseren van processen binnen het bedrijfsbureau, inclusief het opstellen van verbeterplannen voor het managementteam

  • het overzien van facilitaire taken, zoals het beheer van de 24-uurskamers en de kantoorlocatie

Vaardigheden:

Voor deze functie zoeken wij iemand met:

  • basisvaardigheden in administratie en nauwkeurigheid

  • communicatieve vaardigheden voor interne afstemming

  • het vermogen om gestructureerd aan meerdere dossiers tegelijk te werken

  • het vermogen om onder hoge druk te functioneren en prioriteiten te stellen

  • ervaring met administratieve processen binnen een uitvaartorganisatie

  • oog voor detail en controleprocessen

  • vaardigheden in planning en organisatie

  • leidinggevende ervaring en probleemoplossend vermogen

  • diepgaande kennis van processen binnen de uitvaartbranche

  • sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden

 

Hoofdzaken

De hoofdzaken van deze functie zijn direct gerelateerd aan de kern van het werk. Het gaat daarbij om:

  • de administratie van uitvaartdossiers
  • controle processen en samenwerking met uitvaartleiders
  • het beheren van planning, vakanties en werkverdeling binnen het bedrijfsbureau
  • het uitvoeren van taken op basis van prioriteit, zoals uitvaartdatum en interne afspraken

Bijzaken

Naast de kernwerkzaamheden horen ook aanvullende en facilitaire taken bij de functie, zoals:

  • het ophalen en verwerken van post op de kantoorlocaties
  • het controleren van de 24-uurskamers en de algemene hygiëne, zoals vaat en verlichting
  • ondersteuning bij Regalia en Uitgeverij
  • het plaatsen van rouwkaarten en verhalen op social media
  • het toezicht houden op de kantoorruimte

Wij zoeken iemand met:

Voor alle niveaus vinden wij het belangrijk dat je beschikt over:

  • een goede beheersing van Microsoft Office
  • nauwkeurigheid en oog voor detail
  • het vermogen om discreet en respectvol om te gaan met vertrouwelijke gegevens
  • een sterk organiserend vermogen

Wij zijn wij?

Beijer Uitvaartzorg is een familiebedrijf gevestigd in Renswoude. Ons team bestaat uit toegewijde professionals die met warmte en respect nabestaanden begeleiden in het organiseren van persoonlijke en betekenisvolle uitvaarten. Wij bieden volledige ondersteuning, van laatste verzorging tot het leiden van de uitvaartdienst, en streven ernaar om in deze moeilijke periode een lichtpuntje te zijn voor de families die op ons vertrouwen.

Wat wij bieden:

Wij bieden een marktconform salaris volgens de CAO Uitvaartbranche. Het betreft een functie voor 28 tot 36 uur per week. Deze rol combineert administratieve en financiële verantwoordelijkheden en biedt jou de kans om een waardevolle bijdrage te leveren aan de operationele en organisatorische processen binnen onze organisatie. Je komt te werken in een prettige en professionele werkomgeving waar nauwkeurigheid en respect centraal staan.

Interesse?

Heb je interesse? Stuur dan je sollicitatiebrief en cv naar:
Personeelszaken@simonebeijer.nl
ter attentie van Janine Beijer en Ilse van den Dool - Beijer

"Jouw werk maakt een wezenlijk verschil in een gevoelige periode."

Bij Beijer Uitvaartzorg is werken in de uitvaartzorg meer dan alleen een baan; het is een kans om met zorg en toewijding families te ondersteunen op een van de meest kwetsbare momenten in hun leven. Jouw inzet als Medewerker Bedrijfsbureau zorgt voor de noodzakelijke structuur en rust achter de schermen, waardoor onze uitvaartleiders zich volledig kunnen richten op de families. Wij doen het voor het respectvolle afscheid, elke keer weer.